4 dicas para organizar sua caixa de e-mails

Compartilhe:
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Você já nem sabe mais quantas contas de e-mail possui, esqueceu a senha da maioria e, quando consegue acessar depois de várias tentativas frustradas, precisa esperar um longo tempo até que o servidor descarregue os cerca de mil itens de correspondência não aberta?  Cuidado! Seu cargo na empresa pode estar por um triz. Não acredita? É que o grau de produtividade de qualquer profissional costuma ser inversamente proporcional à quantidade de e-mails acumulada na caixa de entrada que ele não consegue ler.

Para você não passar por uma situação difícil na próxima vez em que seu chefe perguntar se você está por dentro da demanda que ele lhe passou justamente via e-mail, preste atenção nestes métodos bastante simples para organizar sua caixa de entrada e evitar o estresse desnecessário:

Não sobrecarregue sua caixa com relatórios rotineiros

Imagina receber diariamente relatórios de trabalho de cada um dos funcionários da sua empresa, bem como perguntas ou dúvidas que poderiam muito bem ser respondidas pessoalmente? Não há caixa de entrada que suporte. Para a comunicação na rotina de trabalho, opte pelo armazenamento em nuvem do Google Drive ou Trello, entre outros, que é muito mais prático e menos desgastante.

Recorra aos marcadores

Para não correr o risco de passar batido por um e-mail de alta prioridade do seu chefe em meio a dezenas de mensagens de promoções e releases, acione os marcadores, caso possua uma conta no Gmail. Basicamente, os marcadores servem para separar suas mensagens em pastas de categorias personalizadas, como trabalho, tarefas e lazer, etc…

Bloqueie o spam

O spam, ou seja, a propaganda indesejada, é a verdadeira peste de qualquer conta de e-mail. Chegam sem você pedir e, rapidinho, lotam sua caixa de entrada com as ofertas mais esdrúxulas. Não perca tempo dando “unsubscribe” em cada um desses e-mails: provavelmente sua conta apresenta um dispositivo de bloqueio de spams a partir de palavras-chave ou remetente.

Crie um conteúdo padrão para os e-mails de resposta

Com sua caixa de entrada à beira do caos, a última coisa que você deve fazer é gastar um longo tempo respondendo a um por um dos seus e-mails. Vá por partes. O ideal é que, faltando meia-hora para o fim do expediente, você se dedique a responder pelo menos 30. Para isso, adote uma resposta padrão que não ultrapasse 3 linhas: é tudo que você precisa para passar uma mensagem objetiva.

Agora que você já sabe o que fazer para ter um pouco mais de paz de espírito na hora em que lidar com seus milhares de e-mails, procure se organizar melhor. O caos na caixa de entrada é só um reflexo de como você está agindo na sua vida profissional, ou seja, provavelmente distorcendo suas prioridades e, para homenagear um velho clichê, deixando para amanhã aquilo que pode concluir hoje. Nesse sentido, manter sua correspondência eletrônica em dia é um grande incentivo para que você adote o mesmo comportamento na sua relação com clientes e colegas de trabalho, pois não há nada melhor do que bater o ponto ao final do expediente com a certeza do dever cumprido.

E então, gostou das dicas? Sua caixa de entrada também vive pedindo socorro? Divida conosco sua experiência!

Compartilhe:
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Deixe um comentário