Reuniões à distância de sucesso

4 regras para reuniões à distância de sucesso

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Antes de tratar da qualidade das reuniões à distância, é fundamental entender por que elas acontecem. Há algum tempo, reunião era sinônimo de sala fechada, mesa, cadeira e café. Hoje, as coisas não são mais assim.

O mercado de trabalho mudou. Pessoas diferentes fazem coisas diferentes em ambientes diferentes. O tempo é o mesmo. O dia continua tendo 24 horas e o horário comercial ainda é de seis a oito horas. Mas o avanço tecnológico, sem dúvida, foi o principal motivo pelo qual as reuniões a distância se tornaram cada vez mais frequentes.

Com a possibilidade da utilização do viva-voz, do celular e da internet, as barreiras que antes eram frequentes estão diariamente sendo vencidas. No caso da internet, que por si só é uma fonte ampla de discussão, programas de computador aperfeiçoaram as conversas remotas no mundo — e a um preço muito baixo. O usuário pode, inclusive, fazer ligações a telefones fixos ou celulares com conforto e qualidade. Mas, se mesmo a portas fechadas é difícil manter o foco, como garantir que uma reunião a distância seja bem sucedida? Não basta somente “prestar atenção”!

Como melhorar reuniões a distância com 4 ações

1. Agende com antecedência

Não é por que a reunião não é presencial que não precisa ser levada à sério. Assegure-se de que ela seja marcada com antecedência, pois assim as agendas de todos os envolvidos ficam liberadas. Caso isso não seja possível, é importante que a reunião não se estenda e seja rápida o suficiente para permitir que a programação dos envolvidos não seja prejudicada.

2. Tenha um roteiro

Outro ponto bem importante em qualquer reunião: a pauta. Ela deve ser bem clara e determinada com certa antecedência. Isso otimiza o tempo e garante que, com base nesse roteiro, não haja fuga da discussão – algo que aumenta a chance de os participantes perderem o foco (e o interesse)!

3. Tenha paciência

Na teoria, se as pessoas se predispõem a realizar reuniões com times remotos, devem se atentar ao local onde estão localizadas, já que podem estar em outra cidade, Estado ou país. Certa paciência e colaboração entre os envolvidos é importante. Quando uma reunião ocorre na última hora por causa de uma crise, por exemplo, todo e qualquer ruído na comunicação deve ser relevado e se tornado secundário.

4. Mediação

Novamente é o ideal (apesar de nem sempre ocorrer) ter um mediador. Por mais que não haja nenhum profissional que se incumba dessa função, principalmente se hierarquicamente os presentes são equivalentes, a evolução da reunião depende de alguém que “chame para si” a responsabilidade de organizar os assuntos e, se necessário, apaziguar as discussões. Com ele, é quase que garantido o foco nos assuntos importantes.

De forma geral, fazer com que todos parem o que estão fazendo e se desloquem para uma sala a fim de discutir algum assunto dá trabalho. Como se não bastasse, hoje em dia, também é preciso pensar bem em como incluir quem está em outro ambiente nestas reuniões.

Seguindo nossas dicas você tem mais chances de sucesso nesta área! Caso ainda tenha dúvidas, deixe um comentário.

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