5 ferramentas de administração para aplicar em seu negócio

Apesar da tarefa de administrar uma empresa ser complexa e implicar muitas responsabilidades, com o decorrer dos anos, profissionais experientes desenvolveram ferramentas, técnicas e estratégias de gestão. Elas têm o objetivo de tornar simplificar a tomada de decisões e todos os processos envolvidos na função de gerenciamento de um negócio.

O mercado é cada vez mais concorrido e os consumidores são cada vez mais exigentes, portanto, não há margem para se cometer erros ou perder tempo com aspectos primários relacionados à administração de uma empresa. Independente de qual seja o porte da empresa ou sua área de atuação, é seu dever entregar um produto ou serviço de qualidade, com um preço justo e oferecer um atendimento ao cliente exemplar. Por isso, diversas ferramentas de gestão de projetos foram desenvolvidas com o objetivo de tornar o trabalho mais eficiente e otimizar os resultados.

Confira agora 5 ferramentas de administração para aplicar em seu negócio!

1. Análise de Swot

Análise de Swot ou como também é conhecida, FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é uma das técnicas de administração mais utilizadas da atualidade. Comumente utilizada para explorar os mais diversos aspectos relacionados a um produto ou serviço. Também ajuda a definir os seus diferenciais competitivos diante do mercado e também a encontrar e corrigir todo o tipo de falha que possa vir a ameaçar o negócio a curto, médio ou longo prazo.

A técnica de administração Análise de Swot consiste em encontrar os pontos fortes e fracos da empresa através do simples raciocínio:

  • Forças – Destacar as características onde a empresa apresente vantagem competitiva, tais como seus pontos fortes sobre os seus concorrentes.
  • Fraquezas – Destacar todas as características da empresa que apresentem falhas, problemas ou vulnerabilidades que a possam colocar em risco e comprometer seus resultados.
  • Oportunidades – Explorar qualquer aspecto da empresa se mostre promissor e abra portas para novas oportunidades futuras.
  • Ameaças – Analisar qualquer tendencia ou comportamento do mercado ou concorrência que possa apresentar riscos para a empresa em um determinado período.

2. Diagrama de Pareto

Diagrama de Pareto é uma ferramenta de administração muito utilizada para definir prioridades na hora de solucionar problemas dentro de uma empresa. Funciona de forma simples e objetiva, organizando os itens em ordem de ocorrência. Conforme um item (problema) se repete com mais frequência no diagrama, ele se destaca como “prioritário” na lista de problemas que estão afetando o desempenho da empresa e tem prioridade em ser solucionado.

O Diagrama de Pareto também é muito utilizado para apontar os aspectos da empresa que precisam ser fortalecidos e necessitam de mais aplicação de recursos, sejam produtos ou processos internos.

3. Ciclo PDCA

Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) está mais para uma estratégia do que uma ferramenta de gestão, e pode ser definido da seguinte forma:

    • Planejamento (Plan) – Na primeira etapa, é preciso traçar as metas e objetivos da empresa para que o planejamento seja todo estruturado em cima dos resultados almejados.
    • Execução (Do) – Na segunda etapa, o planejamento é colocado em prática. Mas todos os dados do processo precisam ser mapeados para que as próximas duas etapas sejam concluídas com perfeição.
    • Verificação (Check) – Na terceira etapa, os resultados obtidos através do planejamento e execução são analisados minuciosamente. Verificando se houveram diferenças perceptíveis provenientes das duas primeiras etapas do ciclo PDCA ou se houveram desvios na qualidade do produto ou serviço em questão.
    • Ação (Act) – na etapa final, as medidas corretivas necessárias são tomadas para reparar as causas dos desvios na qualidade ou dos resultados negativos.

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4. Diagrama de Ishikawa

Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, seja como você prefira chamar, é uma ferramenta de administração utilizada para analisar e identificar não somente os problemas dentro de uma empresa, mas também a raiz de suas causas. O termo “Espinha de Peixe” se popularizou por causa da forma como o Diagrama de Ishikawa é montado. Uma linha horizontal que representa um determinado problema e diversas linhas verticais que representam as possíveis causas do problemas, o desenho assemelha-se a uma espinha de peixe.

É uma forma de visualizar problemas e suas raízes de maneira simplificada, geralmente utilizado para aprimorar os principais aspectos associados ao controle de qualidade dentro de uma empresa.

5. KPI

KPI é a abreviação de Key Performance Indicators, em outras palavras, é uma ferramenta de gestão indicadora de desempenho. Mais especificamente, são métricas utilizadas para mensurar o desempenho da empresa em um determinado critério relevante. O gestor precisa ter pleno conhecimento a respeito da performance de cada setor dentro de sua empresa, para que possa efetuar uma gestão eficiente.

Esta ferramenta é muito utilizada para avaliar a viabilidade de um projeto através de seu desempenho. Afinal, se ele não apresenta bons resultados por um determinado período, ou se ele sequer se demonstre promissor para a empresa de alguma forma, automaticamente não é viável continuar aplicando recursos.

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