Como calcular os custos de um funcionário?

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Quando um gestor inicia o seu planejamento, um dos itens que entram na pauta é o salário dos colaboradores para realizar a operação com sucesso. Não basta apenas mensurar quantas pessoas serão necessárias para tocar a sua companhia, entretanto também é preciso saber quanto elas vão custar no final do mês. A conta pode parecer simples, mas há uma série de custos que devem ser levados em consideração. Você sabe como calcular os custos de um funcionário?

O sistema tributário brasileiro está longe de estar entre os mais simples e aqueles gestores menos atentos podem acabar perdendo o controle das finanças caso não levem em consideração cada um dos custos de contratação de um funcionário. Segundo a Fundação Getúlio Vargas e a Confederação Nacional das Indústrias, em muitos casos um colaborador pode custar até 2,8 vezes o seu salário para o bolso da empresa.

Assim, calcular todos os custos de um funcionário, bem como eventuais aumentos em sua remuneração, é o primeiro passo para estruturar o seu planejamento e organizar as suas finanças. Vamos conhecer um pouco mais sobre cada um desses custos?

Não é só o salário

Quando você contrata um funcionário sobre o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), não é apenas o salário pago a ele que deve ser colocado na sua planilha de custos. Existem ainda outros encargos que devem ser pagos diretamente ao trabalhador e impostos que devem ser recolhidos na Folha de Pagamento.

Esses encargos trabalhistas variam em função da faixa de renda do trabalhador, podendo chegar a até 27,5% de desconto. Há ainda os depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que devem ser recolhidos mês a mês. A melhor solução é contar com o auxílio de um contador para obter os valores precisos.

Tributos ao longo do ano

Além do valor do salário, um funcionário contratado sob o regime da CLT também apresenta uma série de tributos, cujos valores são cobrados ora do empregador, ora do trabalhador. A lista de custos inclui o 13º Salário, as férias, o adicional de férias, o desconto do INSS e os depósitos do FGTS.

Além disso, devem ser contabilizados, se houver, itens como plano de saúde, plano odontológico, seguro de vida, auxílio alimentação, vale-refeição e vale-transporte. Somando tudo isso, é bem provável que você tenha aí um custo significativo para incluir nas suas planilhas e esses valores variam de empresa para empresa.

Investimentos no seu funcionário

É raro uma empresa conseguir contratar um funcionário que chegue completamente preparado para assumir todas as suas funções. Dependendo da atividade a ser exercida, será preciso treinar esse novo colaborador para que ele possa, de fato, executar com maestria tudo aquilo que será cobrado.

Assim, seu planejamento deve contar ainda com itens com treinamentos, capacitações, atualizações, certificações, além de custos operacionais como horas extras e despesas pertinentes comprovadas por meio de notas fiscais, como viagens, alimentação, despesas telefônicas, entre outros itens.

Sindicatos também podem influir

Outro item que pode ter algum tipo de influência direta na Folha de Pagamentos são as convenções coletivas e os acordos feitos junto a sindicatos. O profissional sindicalizado, por exemplo, pode requerer que certos valores sejam descontados em folha, de forma que será preciso providenciar o repasse, se for o caso.

Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real

A maneira como a empresa se enquadra aos olhos da lei determina ainda que tipo de custos incidem sobre os seus funcionários. Negócios enquadrados no Simples Nacional, nos anexos I, II e III, por exemplo, devem pagar:

  • 8% de FGTS
  • Valor anual de férias (além de 1/3 sobre elas)
  • Valor proporcional aos meses trabalhados em forma de 13º salário
  • 8% de INSS (descontado na folha de pagamento)
  • Vale-refeição
  • Vale-transporte (sendo 6% descontados na folha de pagamento)

Já negócios que se enquadrem no Simples Nacional, mas no anexo IV, e que façam a sua declaração de Imposto de Renda pelas fórmulas de Lucro Presumido e Lucro Real, há mais itens a serem considerados:

  • Custo maior de INSS (20%)
  • Pagamento de alíquota RAT ao INSS (1 a 3%), como cobertura de eventuais acidentes de trabalho
  • Alíquotas de terceiros (como SENAI e SESI), para financiamento de programas

Cálculo de demissão

Quando o gestor se vê em meio a uma situação complicada, a demissão de alguns colaboradores pode ser uma solução para aliviar os custos operacionais. Entretanto, o desligamento de um funcionário traz uma série de custos consigo, cujos valores precisam ser avaliados para que ao invés de solucionar um problema você não acabe criando um rombo no seu caixa.

Para fazer esse cálculo de custo, é necessário ficar atento a itens como aviso prévio, proporcionalidade de férias e de 13º salário devidos, além de tributos proporcionais ao número de anos trabalhados. No caso de dispensa sem justa causa, há ainda a multa sobre o FGTS, no valor de 40%.

Vale a pena ficar de olho

Como você pôde perceber, os custos que incidem sobre a contratação de um funcionário são muito maiores do que o pagamento do salário. Deixar de observar todos esses critérios pode fazer com que você se complique em seu planejamento ou, ainda pior, pague multas e tenha que arcar com processos trabalhistas por conta do descumprimento de alguma das normas.

Portanto, a dica é não descuidar do processo de gestão de custos dos seus funcionários, mantendo profissionais capacitados para fazer esses cálculos e utilizando softwares modernos que automatizem esse processo, visando minimizar erros e aumentar a produtividade.

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3 comentários em “Como calcular os custos de um funcionário?

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