Como organizar suas contas a pagar e a receber

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Quem administra as finanças de uma família sabe que manter o controle das contas a pagar não é das tarefas mais simples: a conta de luz vence no final do mês, a conta do celular vence no dia 20, e o salário só cai no quinto dia útil do mês… Sem contar contas que só precisam ser pagas uma vez por ano: impostos, seguro do carro, e por aí vai. Numa empresa, a dificuldade aumenta pela maior quantidade de compromissos que precisam ser honrados.

Para que nenhuma conta se perca no meio dessa montanha de afazeres, organização é fundamental. O primeiro passo é identificar a periodicidade e os valores de todas as suas contas a pagar e a receber: o aluguel do escritório é um valor fixo pago todo mês, por exemplo, mas a folha de pagamento é variável, pois dependerá da quantidade de funcionários que trabalharam na empresa naquele determinado período, horas extras, férias e 13º salários. Já seus clientes fazem o pagamento proporcional às vendas, e ainda podem parcelá-lo em diversas vezes.

Faça um orçamento detalhando, mês a mês, os valores que precisam ser pagos e recebidos. Para contas cujo montante podem variar, faça uma estimativa com base nos valores observados nos últimos meses. Não se esqueça de computar despesas como impostos, que nem sempre são pagos mensalmente, para não ser pego desprevenido quando o dia do pagamento chegar.

Feito isso, cheque os valores projetados a cada mês e verifique se os valores a receber são suficientes para cobrir todas as despesas daquele período. Se você perceber algum desequilíbrio negativo momentâneo, sempre é possível buscar um financiamento bancário de curto prazo para equilibrar as contas – se combinado com o banco com antecedência, as taxas de juros provavelmente serão menores do que em um empréstimo pedido em cima da hora. Se essas instabilidades se repetem ao longo de muitos meses, é sinal de repensar a situação e buscar maneiras de cortar gastos ou aumentar as fontes de receita.

Adotar um software para gerir as contas da empresa irá garantir a organização das despesas e receitas evitando muitos problemas no futuro.

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