Conheça a importância das obrigações acessórias

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Todas as empresas brasileiras, independentemente do porte, são obrigadas a cumprir duas obrigações tributárias, estabelecidas pelo Código Tributário Nacional (CTN), em seu artigo 113:

  • Obrigação tributária principal, que é o pagamento do tributo em si (Imposto, Contribuição, Taxa etc.); e
  • Obrigação tributária acessória, que são todos os trâmites administrativos que documentarão o pagamento de cada um desses tributos para futura fiscalização.

A importância da obrigação acessória é tão grande quanto a da obrigação principal e o CTN deixa isso muito claro no mesmo artigo: “A obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária”.

O cumprimento das obrigações acessórias constitui a maior parte do trabalho burocrático das pequenas e médias empresas e também dos escritórios de contabilidade. Quando o volume de processamento de documentos é muito alto, somente a utilização de softwares de automação consegue zerar a margem de erros e atrasos, bastante comuns no processamento manual.

Na verdade, as obrigações acessórias têm a função de comunicar à administração federal, estadual e municipal a real situação do cumprimento das respectivas exigências fiscais. Elas se tornaram — segundo os especialistas — severos mecanismos de segurança, monitoramento e, principalmente, de fiscalização para impedir a sonegação e a evasão tributária.

Quais são as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são inúmeras, uma vez que cada imposto, contribuição ou taxa demanda um respectivo procedimento administrativo ou burocrático, além do seu pagamento, obviamente.

Neste post, destacaremos as principais obrigações acessórias que Microeemprendedores Individuais (MEI), microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional — conforme o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, instituído pela Lei Complementar 123/2006 — são obrigadas a cumprir:

1) Escrituração e Documentação

  • Escrituração comercial (balanço, balancete e diário);
  • Documentos fiscais, inclusive aqueles emitidos por meio eletrônico.

Nesse caso, não se destacará a base de cálculo nem o tipo de tributo (ICMS, IPI ou ISS), mas o documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional que não gera direito a crédito fiscal de ICMS, de ISS e de IPI.

É preciso ter claro que a não obrigatoriedade da escrituração contábil para as microempresas e as empresas de pequeno porte (prevista pela Lei Complementar 123/2006) é válida:

  • Na legislação do Imposto de Renda, para apuração dos tributos federais;
  • Na Nova Lei das Falências;
  • Na Legislação Previdenciária.

Os documentos fiscais e contábeis devem ser guardados por um prazo de cinco anos; mas, para outras obrigações acessórias, como as trabalhistas e as previdenciárias, não há prazo final, ou seja, eles precisam ficar à disposição das autoridades enquanto a empresa estiver em atividade.

2) Livros de escrituração obrigatória

  • Registro de Inventário, livro no qual devem constar o registro dos estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte de ICMS;
  • Registro de Entradas livro no qual se registram os documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer titulo pelo estabelecimento;
  • Livros de Registro dos Serviços prestados e de Serviços Tomados, referente aos serviços prestados e tomados sujeitos a ISS, quando contribuinte de ISS;
  • Registro de Impressão de Documentos Fiscais, livro específico para o estabelecimento gráfico com o registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio.

3) Entrega da Declaração Simplificada

Como parte do cumprimento das obrigações acessórias, as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) também devem apresentar anualmente declaração única e simplificada, de informações socioeconômicas e fiscais à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Essa declaração deve ser entregue pela internet até o último dia útil de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores. Assim, as empresas ME e EPP poderão comprovar à Receita se, durante o ano fiscal declarado, mantiveram-se dentro dos respectivos limites de receita estipulados pela Lei 123/2006.

4) Obrigações Trabalhistas

  • Anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
  • Arquivamento definitivo de documentos comprobatórios de cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias;
  • Apresentação das Guias de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Informações à Previdência Social (GFIP); e
  • Apresentação das Relações Anuais de Empregados e da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Notou quantas obrigações acessórias sua empresa é obrigada a cumprir, sem erros e dentro dos prazos legais? Não hesite em procurar ajuda na tecnologia, tanto para seu escritório como diretamente para sua empresa.

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