Contas a pagar, não perca as obrigações financeiras de vista

Conta é o calcanhar de Aquiles de um negócio. Quando elas começam a acumular ou ficar de um tamanho absolutamente desproporcional ao tamanho dos negócios é sinônimo de que decisões muito erradas foram tomadas. Voltar ao eixo e ao equilíbrio é um trabalho duro que exige a suspensão em investimentos e melhorias para pagar juros e multas. Além, é claro, das consequências a médio e longo prazo como o abalo à credibilidade diante do mercado.

O cumprimento das obrigações financeiras é determinante para a imagem de uma empresa. Fornecedores – os melhores – pesquisam o histórico de seus clientes, afinal, ninguém deseja sofrer um calote. E não é só isso. Fornecedores satisfeitos facilitam e muito a vida de seus clientes com descontos, parcelamentos etc. Então, manter as contas a pagar é sempre um ótimo negócio.

E o primeiro passo para controlar as contas a pagar é ter controle sobre as contas a receber. A empresa que sabe exatamente quanto dinheiro vai entrar esse mês, sabe exatamente qual seu limite de dinheiro que pode sair. Mas, por incrível que pareça, essa lógica tão simples nem sempre é seguida como deveria pelas empresas. Muito empresário leva muito longe a displicência com a vida financeira de seus negócios. O descontrole é generalizado, a começar com o fluxo de caixa e indo até aos bens da empresa.

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O primeiro passo para evitar ou corrigir problemas com as contas a pagar e receber é ter acesso a uma tecnologia que auxilie na hora de organizar as informações. Organização, aliás, é a chave do sucesso aqui. Como há muitas contas, muitas parcelas, alguns descontos – e nos casos trágicos, algumas multas e juros – tudo fica difícil de ser calculado e pago. Tudo isso, com prazos e datas de validades distintas o que também não ajuda em nada. Assim, com um software adequado, basta preparar as informações para alimentar o sistema.

 

Passo 1: registre todas as suas contas a pagar

Passo 2: registre todas as suas contas a receber

Passo 3: O sistema apresentará os dados referentes a esses dois tópicos e o empresário conseguirá ter uma visão da vida financeira. De posse dessas informações é possível tomar decisões como parcelar dívidas, cobrar dívidas, cancelar parcelamento a clientes – se estes estiverem onerando os negócios – e fazer cortes nas contas mensais como transporte, telefone, luz entre outras que são maleáveis.

Como evitar que o problema ocorra ou se repita?

Os softwares de controle de contas a pagar são grandes assistentes, mas também de pouco adiantam se a principal máquina – o cérebro do empresário – não tomar decisões de segurança e que proteja a integridade da empresa. Essas decisões não são apenas as que apagam o incêndio já formado, mas especialmente aquelas que impedem o surgimento de qualquer pequena faísca. Então , algumas dicas:

 

1 – Pague todas as contas em dia. Multas e juros podem comer o orçamento em um percentual assustador.

2 – Se há vantagens como descontos, antecipe os pagamentos. Se há descontos para débitos automáticos também

3 – Mantenha uma ótima relação com seus fornecedores. Lembre-se eles são um tipo de cliente também.

4 – Se algo deu errado negocie sua dívida o mais rápido possível.

5 – Determine um funcionário capacitado – se não puder ser o próprio dono – para checar diariamente as contas a pagar e receber. Todos os dias têm clientes chegando, então isso muda.

Cinco dicas rápidas, fáceis e que podem fazer a total diferença na administração de uma empresa. Estar focado em se manter organizado, mostra no final do ano contábil a diferença entre empresas desesperadas pelas datas comemorativas para aproveitar festas para conseguir dinheiro para pagar dívidas e empresas ansiosas para levantar mais dinheiro para fazer investimentos.

 

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