Controle do fluxo de caixa: o início de toda gestão financeira

Muito se tem falado sobre a necessidade de organizar a vida financeira da empresa como fator fundamental para que um negócio mais do que sobreviva, cresça. Cada vez mais os pequenos empreendedores compreendem o significado dessa mensagem: ou controlam o dinheiro ou fecham as portas. Mas apesar desse entendimento amadurecido, o que muita gente não sabe é: por onde começar?

A resposta para a pergunta acima é fácil. Existe um nome mágico no mundo das finanças organizacionais: controle do fluxo de caixa. É por aí que se começa a tomar as rédeas das finanças de uma empresa. Parece óbvio, mas não para muito micro e pequeno empresário que não sai do lugar nos negócios porque simplesmente é incapaz de dizer quanto dinheiro entra e quanto dinheiro sai da empresa e quanto realmente tem ao final do mês.

O fluxo de caixa é o demonstrativo que fala para o empresário o quanto sua empresa de fato tem de dinheiro. Está enganado quem pensa que esse documento é um tipo de extrato bancário com saques e depósitos. O fluxo é na verdade quem vai dizer ao empreendedor “olha, parece que você tem 1000, mas na verdade você tem apenas 30, por isso pare de gastar”. Definitivamente o fluxo de caixa é um bom amigo e um bom conselheiro.

Uma pergunta fica no ar. Quando se tem todo esse demonstrativo na mão o que é que se faz com ele? Bem, com essas informações um empresário pode planejar seus investimentos e seu crescimento. Ele também sabe se pode contratar e se o fizer quanto isso vai lhe custar. Enfim, ele tem informações.

Para começar a ter o controle do fluxo de caixa o caminho é simples, mas vai exigir disciplina.

Um primeiro passo é sem dúvida escolher um período a ser controlado. Muito curto não dará uma visão clara dos negócios, muito longo pode ser complicado já que nem sempre é possível prever uma movimentação de dois anos. Então, o ideal são 12 meses, não importa em que mês você vai começar.  Nesse período o empreendedor saberá dizer de antemão qual a realidade vida financeira de sua empresa.

O passo seguinte é reunir todos os saldos de contas bancárias da empresa e qualquer outra renda, inclusive, o que está no cofre. Qualquer dinheiro que pertence à empresa precisa estar lá. É aí que tudo começa. Esse valor total receberá o nome de Saldo de Caixa.

O terceiro passo é anotar todas as contas que a empresa deverá pagar. Nesse total, vai constar tudo que é saída de dinheiro. Pagamento de fornecedores, salários de funcionários, contas do mês luz, tudo precisa entrar. Uma pegadinha aqui são as compras e vendas a prazo. Os vencimentos precisam ser acompanhados com atenção para que haja dinheiro no caixa no dia do pagamento. Assim, se a empresa comprou em 10 vezes uma mercadoria, o valor das parcelas deverá estar anotado todos os meses. Isso serve também – lá no primeiro passo – se a empresa vendeu a prazo. Essa etapa chama Saída de Caixa.

Outra pegadinha é também o quarto passo, que costuma bagunçar o controle do fluxo de caixa são as entradas e saídas diárias do caixa. Isso é muito comum em comércios, porque muitos clientes pagam em dinheiro. Ainda tem as pequenas retiradas emergenciais como R$ 20 para comprar uma lâmpada do estoque que queimou. Quem é o responsável pelo caixa deve anotar cada movimentação e no final do dia o controle deve ser fechado. Essa etapa é geralmente batizada de Saldo Operacional.

O quinto e último passo é a tomada de decisão. De nada adianta ter todas essas informações de não entender o que elas significam. De posse do demonstrativo do Fluxo de Caixa, o empresário deve olhar primeiro para a parte final onde aparecerá as perdas e lucros. Essa é a receita líquida e ela deverá estar sempre positiva. Atenção, se ela ficar negativa é preciso tomar decisões que aumentem o saldo de Caixa e/ou diminua a Saída do Caixa o mais rápido possível. Buscar clientes? Fazer promoções? Reduzir gastos? Essa é a hora que um empresário deve fazer valer sua competência para gerir um negócio.

 

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