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6 dicas de reuniões produtivas e rápidas

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Reuniões longas e improdutivas costumam tomar um tempo precioso dos colaboradores, além de cansar todos os participantes e fazer com que as equipes percam engajamento e energia. Para evitar que o gás da sua empresa se perca nesses processos, separamos seis dicas de reuniões produtivas e rápidas. Confira!

Reuniões produtivas e rápidas: é possível?

Sim! É possível. E para começar com pé direito, faça um exercício: pense como são as suas reuniões até agora. Quanto tempo elas levam? Como é a postura dos envolvidos? Os temas são relevantes? De que outra forma você poderia falar com a equipe sem precisar gastar tempo ou tirá-la da rotina?

Pensou? Agora conheça as dicas de reuniões produtivas:

1. Defina hora, assunto e duração

O responsável pelo agendamento da reunião precisa ser proativo e agendar um horário na sua agenda. É interessante utilizar as ferramentas dos e-mails modernos para enviar um convite para todos os participantes pedindo que eles confirmem a presença. Crie um evento compartilhado com todas as agendas com: hora de início, hora final, assunto a ser tratado e uma lista do que você espera que cada participante traga (material, números ou ideias).

2. Reserve um espaço apropriado com antecedência

É muito importante reservar uma sala apropriada para a quantidade de pessoas que foram convidadas a participar da reunião, além de checar a disponibilidade de café, água para maior conforto e atenção com a equipe. Certifique-se de que as pessoas responsáveis pelas salas de reunião foram avisadas para que outra equipe não reserve o mesmo espaço para o mesmo horário.

3. Leve uma pauta definida para a reunião

Leve um pequeno documento escrito todos os itens que devem ser discutidos. É interessante definir alguém para coordenar os assuntos, fechar temas e passar o debate para os itens seguintes, além de ficar de olho no horário.

4. Saia da reunião com assuntos decididos, tarefas distribuídas e prazos marcados para as entregas

Também é importante pedir que alguém escreva a ata da reunião com todos os pontos discutidos e os combinados que saíram de lá, incluindo responsabilidades e prazos de entrega. A ata deve ser enviada por e-mail para todos os presentes.

Caso sua empresa tenha alguma ferramenta de controle de tarefas e gestão de projetos, peça para os respectivos responsáveis das equipes passarem as atividades para ela.

5. Faça follow up de todas as decisões tomadas

É muito frustrante para os colaboradores ter demandas definidas em reunião que nunca serão aproveitadas e nem cobradas pelo seu gestor. Reuniões produtivas devem ser usadas para gerenciar projetos do começo ao fim com follow up de cada uma de suas fases.

4. Estimule a cultura organizacional de respeito às reuniões marcadas

Isso significa evitar desmarcar e remarcar reuniões a qualquer custo, não atrasar e sempre respeitar sua duração. Principalmente, quando os chefes mantêm esses hábitos, a cultura de reuniões saudáveis e produtivas se espalha por toda a empresa.

6. Por último, mas não menos importante: essa reunião é mesmo necessária?

Certifique-se de que essa reunião não poderia ser substituída por um papo informal no grupo do Skype ou mesmo em uma troca de e-mails. Não tome o tempo das pessoas, principalmente, de colaboradores de outros departamentos ou dos seus gestores.

Como você costuma organizar suas reuniões para que elas sejam produtivas e estimulantes? Compartilhe suas dicas conosco nos comentários!

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Um comentário em “6 dicas de reuniões produtivas e rápidas

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