Não seja surpreendido, tenha um plano de contas a pagar e a receber

Não se pode confiar na memória para gerir as finanças de uma empresa, nem é possível improvisar quando uma cobrança chega de forma inesperada. Por isso, a elaboração de um plano de contas a pagar e a receber pode fazer muita diferença na contabilidade do seu empreendimento.

Fornecedores precisam ser pagos cada um em um dia diferente, do mesmo jeito que clientes podem efetuar suas compras das mais diversas formas, o que significa que é muito fácil perder o controle do seu fluxo de caixa se um planejamento adequado não for feito.

Antes de mais nada, escolha o instrumento que vai ser usado para a elaboração desse plano. Antigamente, isso era feito na ponta do lápis, o que explica porque o departamento contábil de uma empresa vivia mergulhado em arquivos e livros-caixa para dar conta da quantidade de papéis que eram necessários para essa atividade.

Hoje, opções mais modernas estão disponíveis, desde planilhas eletrônicas comuns, que acompanham pacotes de aplicativos instalados em computadores domésticos, até softwares de controle financeiro desenvolvidos especialmente para essa tarefa.

O segundo passo é determinar os responsáveis pelo planejamento. Por um lado, é importante que todas as informações referentes às contas a pagar e a receber sejam concentradas nas mãos de um único responsável, para evitar que sistemas duplicados e conflitantes tragam mais problemas do que soluções.

Isso não significa, porém, que o departamento financeiro deva fazer tudo sozinho: é fundamental que ele tenha acesso a todas as áreas da empresa, e que todos colaborem para que as informações necessárias para um plano de contas adequado e preciso seja desenvolvido.

Certifique-se que todas as contas a pagar e a receber foram incluídas no seu plano, e cuide para que a empresa tenha em caixa os recursos necessários para que todas as despesas previstas sejam quitadas em seus devidos prazos.

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